Pengelolaan arsip merupakan bagian penting dalam mendukung tertib administrasi dan akuntabilitas di lingkungan Puskesmas. Kearsipan mencakup seluruh kegiatan yang berkaitan dengan penciptaan, penggunaan, penyimpanan, hingga pemeliharaan arsip sebagai rekaman informasi dari berbagai aktivitas yang dilakukan.
Berdasarkan peraturan perundang-undangan, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media yang dibuat dan diterima oleh instansi atau perseorangan dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Arsip memiliki peran penting sebagai sumber informasi, alat bukti, serta bahan pertanggungjawaban.
Dalam pengelolaannya, arsip dibedakan menjadi beberapa jenis, yaitu:
Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih digunakan secara langsung dalam kegiatan operasional
Arsip statis, yaitu arsip yang memiliki nilai sejarah dan disimpan secara permanen
Arsip aktif, yaitu arsip yang sering digunakan dalam kegiatan sehari-hari
Arsip inaktif, yaitu arsip yang sudah jarang digunakan
Arsip vital, yaitu arsip yang sangat penting dan tidak dapat digantikan apabila hilang atau rusak
Selain itu, pengelolaan arsip juga menggunakan sistem klasifikasi arsip, yaitu pengelompokan arsip secara terstruktur berdasarkan fungsi dan kegiatan instansi, sehingga memudahkan dalam pencarian dan pengendalian dokumen.
Penyelenggaraan kearsipan memiliki tujuan utama untuk mendukung tata kelola organisasi yang baik. Secara umum, tujuan tersebut meliputi:
Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan dapat dipercaya sebagai alat bukti
Mewujudkan pengelolaan arsip yang tertib, sistematis, dan sesuai ketentuan
Melindungi kepentingan negara dan hak masyarakat melalui pengelolaan arsip
Menjaga keamanan dan keselamatan arsip sebagai bentuk pertanggungjawaban
Meningkatkan kualitas pelayanan publik melalui pemanfaatan arsip yang optimal
Dengan pengelolaan arsip yang baik, diharapkan setiap informasi dapat terdokumentasi dengan rapi, mudah diakses, serta mampu mendukung pengambilan keputusan secara tepat dan akurat.